CRM供应商选择流程及相关资讯

在挑选 CRM 平台之前了解需求,您才知道什么对您有用以及您的组织需要些什么。请挑选适合销售组织结构,并且能够帮助您达标的CRM 平台。

以下我们将简述卖家标准以及挑选流程。遵循每个步骤,您将能够挑中适合的 CRM 平台。这可不能敷衍了事,若挑到不适合的卖家会花上大把金钱和时间去修正,所以请审慎挑选。

CRM 评估流程入门

在能够列出需求和简短的卖家清单之前,您必须先做点前置研究。帮助您评估 CRM 整体状况的便是这「软研究」。以下是您该熟悉的研究项目:

  • 商业功能:许多 CRM 平台是为了特别的商业种类、角色和功能而设计。您选择的 CRM 会依公司规模、架构和原则而定。举个例子,您注重灵敏的云端系统吗?或是这对您而言不是那么重要呢?
  • 成本:搞懂您要评估的每个 CRM 的成本架构和标准价位。有些 CRM 依使用者数量收费,有些则会强制加入扩充功能,像是导入和资料汇入等等。
  • 资料品质:每款 CRM 各自如何管理客户资料?它们对于将成交机会优先化有帮助吗?是否有任何资料输入功能能够帮助您个人化呢?
  • 品牌:您对于挑选的 CRM 了解多少?它们在业界享有好名声吗?衡量一下它们的表现、使用评价,以及它们提供的内容价值。
  • 客制化:您的 CRM 需要多有弹性?这将依您为组织打造的销售流程而定。我们将会在文章下部分对流程做更深入的说明。
  • 资料迁移:就算您先前从没用过 CRM 平台,也得搞明白将既存资料迁移至新平台会是容易或是耗时。
  • 成长:若您怀有积极的成长计划,就需要系统来搞定。即便您从小规模公司起家,也应该考虑随着业务扩张,公司规模成长难易度如何。
  • 结合:您有可能正在使用好几种系统,需要和客户关系资料串连。其中客户支援和行销自动化平台最为常见。那么您正在评估的解决方案与这些既有系统的相容程度如何呢?

把这份清单当作标准快速确认,了解 CRM 的世界。即使您只是将这些信息记录在笔记本里,也能帮您获得更宏远的视野。

 

步骤一:撰写需求文件

评估 CRM 时最好反向思考,先找出适合您的目标的方案。换句话来说,您要先决定目标,以及中选的 CRM 能协助您的销售员办到什么事。然后向后找出能够帮您达标的 CRM 或是技术堆叠。

文件需以简单的声明开头,总结您希望达成的事情。举例:「我们要的 CRM 必须帮助我的组织追踪并将销售机会优先化,大规模简化和个人化推广活动,并且能够提供大范围的报告,以洞察公司各个层面。」

有了这样的定义,您就可以打造出需求和功能的愿望清单。

稍早您学到了 CRM 平台应该提供的基础功能,现在利用这些知识来列出功能需求清单。举例:

  • 与Email结合
  • 客制化的报告仪表板
  • Email范本和个人化功能
  • 工作流程管理

 

除了功能,您也应该考虑导入和串接需求:

  • 是否可能从您现有的 CRM 或Excel汇入既有客户资料
  • 与营销自动化平台结合
  • 与客户成功平台同步

请记住,您的 CRM 必须和既有系统共存,所以请评估资料迁移和结合的简易性。

 

第二步骤:云端V.S买断制

今天,使用云端App已经是稀松平常的事情了。或许这样有失公正,但我们相信以导入 CRM 平台来说,云端 CRM 是最安全、最符合成长弹性的方式。然而您选择的布署方法将依需求而定。为了维持中立,以下我们列出了每种方式的优点:

云端 CRM :

  • 较少的IT计画和基础建设
  • 较少的伺服器和其他硬体开销
  • 预算弹性,会依您的销售组织规模而定
  • 由您的供应商负责更新
  • 效率高,只需要几个钟头,不用花上好几个星期
  • 内部管理
  • 自行掌控资料
  • 费用较高,意即更完善的IT服务
  • 全盘掌握客制化
  • 不用依赖外部伺服器

挑选布署方法是依照您先前列出的需求和目标而定。请记住这项工作要回推进行,让您的 CRM 卖家为您服务。

 

第三步骤:决定您的 CRM 预算

清楚列出您的需求之后,便可以开始思考总开销会是多少,以及您为了能够满足需求的平台,愿意投资多少。

与其只是简单看看功能要花费多少,不如好好计算 CRM 上线后的投资报酬率。您可以计算每个销售员原先在销售活动上花了几个小时,然后规划销售流程以及相关活动。

举例来说,您可能每天只发20封的推广email,那如果透过特定的 CRM 功能让封数翻至5倍,会带来多大的影响呢?

衡量所有的销售活动,并利用这些活动去预测增加的生产力。将这洞察力运用至您的平均交易量还有成交率,去估量 CRM 能带来的投资报酬率,看看开销是否合理。这样的方法在董事会买进时将好处多多,我们马上就会解释。最后,在计算预算时也别忘了隐藏成本。隐藏成本包含了导入、训练,以及您与内部资源结合的费用。

 

第四步骤:建立供应商挑选流程

列好了需求和预算,接着您会想到满足需求的服务问题。依照需求的复杂程度,您会需要:

自助式云端即服务(Saas)平台

企业级解决方案

对于小型公司或是销售流程简单的公司,我们会建议前者。前者有更加弹性的方案,导入简单而且价格通常可以负担。

开始评估每家供应商之前,您得建立一套流程来帮助自己不只挑选对的供应商,也要「将您的需求贩售给他们」。这是场价值交换,而且CRM 供应商只有在您与他们清楚沟通后,才能提供适合的解决方案。

您的供应商挑选流程应该要包含:

  • 商业目标:清楚指出您希望达成的目标,收益目标是商业的共同语言。
  • 公司聚焦:挑选 CRM 的过程中,传达与您合作会带来的好处是很重要的。
  • 时程:流程中每个阶段都有清楚的里程碑,包含挑选供应商的期限,何时开始导入还有销售训练,以及何时与其他系统结合。
  • 请他人推荐:请去和一定数量的使用者谈一谈。研究个案固然重要,但是与已经在使用同一个平台的使用者交谈,将让您能够畅所欲言,因为您知道他们没有其他利益的动机。
  • 了解竞争对手:找出您的竞争对手正在使用什么、如何使用。
  • 第五步骤:评估供应商:Demo、试用、需求方案

若您对于 CRM 整体不甚了解,那么评估流程的第一步就是确定 CRM 选项为何。有好几种方法可以采用:

  • Baidu搜索「最好的 CRM 平台」这样的关键字,然后看一看各家差别
  • 找相关的专家,比如56乐科技

我们可以为您提供专业的见解,了解 CRM 业界,为您指出正确的方向。

您的评估流程可能会依您的需求而不同。举例来说,有了SaaS平台,流程将会:

  • 要求Demo: CRM 公司的销售员会为完整解说功能,若他们解说得宜,就好好向他们告知需求。

消化销售材料:花时间浏览技术规格、价目表和个案研究。

  • 试用期:大部分的SaaS产品购买前可以先试用,所以您和团队在完全投入之前可以依照自己的步调了解该平台。
  • 协商:讨论时程、最后的问题,并协商价格。

若您不是在追求企业级的解决方案,接下来应该撰写需求提案(RFP)。这会传达您的需求规模给潜在供应商,让他们为您介绍平台。

您的 CRM 需求提案应该要包含:

  • 目标:您的目标是什么?您挑选的 CRM 又会怎么解决?好好利用上述第四点您决定的内容。
  • 需求:哪些功能是非有不可的?哪些您提出的需求是「想要的」,而不是「公司必要的」?
  • 资源分配:列出流程当中您可以自行解决的部分,以及需要协助的部分。
  • 训练:您还不是很清处团队未来会做什么,所以请利用本章节下结论。包含您的团队规模、需要的小时数,以及所有新人会持续需要的支援。

 

第六步骤:下决定

依循以上的流程,您将能够依照需要的重要资讯下决定。其中感性占有一席之地,关键是要从团队中其他也有参与流程的成员身上获取意见,尽管是后来才加入的成员。

资料是绝佳的指南针。数字说了些什么?拥有一套评分机制来依照功能、支援和其他因素评估供应商,可以协助您做出数据导向的聪明决定。

准备与董事会沟通,概述利益和风险

资深的决策者希望听到问题的解决方案,以及所有相关事项。请著重于以下的沟通内容:

利益:这个技术可以为公司带来什么利益?

风险:潜在缺陷是什么?之后有什么应变计画?

策略:这个技术相关流程会如何为商业策略做出贡献?

在讨论风险时,您也应该传达如果公司没有采取行动会友什么样的风险。风险是双向的,而过时的系统所造成的损失则是所有高阶主管的共同责任。

使用简单的语言

专业术语容易造成停滞。就算您熟悉特定术语、句子或是简写,董事会却可能一知半解。这代表要聚焦于成本、利益和风险(参考以上)。

有需要了解更多CRM的相关资讯,请咨询400 186 0061 或者加微信dreamlot_lcy。

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